Programma domein Bedrijfsvoering

Informatievisie
Een belangrijke gemeenschappelijke doelstelling van EHZM is het realiseren van een transparante, digitale dienstverlening. Dit bereiken we door onze informatiehuishouding effectief en efficiënt in te richten (onder architectuur inrichten van organisatie, processen, gegevens, applicaties en infrastructuur) en door afspraken te maken over hoe we met onze informatiehuishouding omgaan (houding, gedrag en werkinstructies). Het uitgangspunt is dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is voor inwoners, bestuurders en medewerkers. 

De Informatievisie (I-visie) is het strategisch kader om de activiteiten (in de bedrijfsvoering), die een relatie hebben tot onze informatie(processen) in samenhang, gerelateerd aan de gemeenschappelijke doelstelling (transformatieopgave) te prioriteren en de beschikbare capaciteit en middelen optimaal in te zetten.  
De I-visie stelt ons in staat onze bedrijfsvoering beter te richten op het realiseren van de transparante, digitale dienstverlening (ofwel de digitale transitie-opgave die ons te doen staat).

Hanteren I-visie als leidraad
Door nauw samen te werken met de bron gemeenten onderzoeken we hoe we de kosten van IT-diensten kunnen beheersen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening. In het kernteam I-visie wordt geprioriteerd  met als doel om goede afwegingen te maken in relatie tot de te realiseren doelen uit de I-visie. Op basis van het afwegingskader in de i-governance worden afwegingen gemaakt en voorgelegd ter besluitvorming. Dat betekent dat eventuele extra middelen tijdig worden aangevraagd in de kadernota, zodat gemeenten een integrale afweging kunnen maken en dat verantwoording wordt afgelegd over de resultaten die bereikt worden.

Het communicatielandschap en de rol van de gemeente daarin zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. De noodzaak voor een effectieve, proactieve en datagedreven communicatie is groter dan ooit. De vraag naar de expertise van team Communicatie neemt toe binnen de organisatie en bij onze partners. Ambtenaren en bestuurders weten het team steeds beter te vinden, waardoor de samenwerking steeds vaker hand in hand gaat met projecten en beleidsontwikkeling. Deze intensievere samenwerking is essentieel voor het realiseren van de strategische doelen van de vier organisaties, maar vraagt ook om meer capaciteit van het team.

Inwoners worden steeds mondiger. Discussieplatforms en sociale media spelen hierin een belangrijke rol. Dit stelt hogere eisen aan de inzet van de communicatie op de sociale mediakanalen van de gemeenten. Dit betekent dat het team meer inzet moet plegen om de online dialoog te voeren, vragen te beantwoorden en snel te kunnen reageren op opmerkingen en discussies. Een belangrijke ontwikkeling is de overstap naar meer datagedreven werken. Dit stelt ons in staat om:

1. Aan de voorkant: Gerichter en effectiever te communiceren, door communicatie-uitingen af te stemmen op specifieke doelgroepen en hun behoeften
2. Aan de achterkant: De effecten van onze communicatie-inzet te meten. Het meten van resultaten en het opstellen van omgevingsbeelden is cruciaal om het succes van campagnes en beleidscommunicatie te valideren en te optimaliseren.

Om deze groeiende en veranderende takenpakketten goed uit te kunnen voeren, lijkt op termijn de capaciteit van het team niet toereikend. De toegenomen inzet op sociale media, het meten van resultaten, het opstellen van omgevingsbeelden en de algemene toename van de vraag vereisen zowel kwalitatieve als kwantitatieve versterking van het team.

We leggen voor de indicator financieel resultaat verantwoording af over de inzet van publieke middelen, over hoe deze middelen worden besteed en of Meerinzicht binnen het budget blijft.

We dragen zorg  dat er voldoende liquide middelen zijn, zoals contanten en gemakkelijk te gelde te maken activa, om uitgaven, zoals salarissen en schulden, te voldoen.

In het kader van rechtmatigheid leggen we verantwoording af over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeenschappelijke regeling. Met deze verantwoording geven wij invulling aan hoofdstuk 3 van de financiële verordening.

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:
-    het begrotingscriterium
-    het voorwaardencriterium
-    het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Begrotingscriterium
Voor dit criterium geldt dat alle begrotingsoverschrijdingen (bruto) op de totale lasten per begrotingsprogramma (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) zijn onrechtmatig als deze lasten in strijd zijn met een wettelijke bepaling of met het beleid van het bestuur. Overschrijding van budgetten binnen wet- en regelgeving en passend bij de uitvoering van het beleid van het bestuur zijn niet onrechtmatig (netto). 

Om dit te beheersen bewaken budgethouders voortdurend en consequent of de uitgaven en ontvangsten in lijn zijn met de vastgestelde begroting. Bij dreigende overschrijdingen of grote afwijkingen wordt dit direct gemeld. Door tijdig bij te sturen, bijvoorbeeld door budgetten te herschikken of een wijziging van de begroting voor te leggen zorgen we dat we binnen de vastgestelde financiële kaders blijft opereren.

Voorwaardencriterium
Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Om dit te beheersen, hanteren we een systeem van interne controles en duidelijke procedures. Dit betekent dat relevante transacties, worden getoetst aan wet- en regelgeving, inkoopvoorwaarden, en interne richtlijnen. Door deze checks en balances zorgen we ervoor dat uitgaven en ontvangsten voldoen aan de gestelde voorwaarden en dus rechtmatig zijn.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium:
Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen, of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik is het, door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid. Dit is in overeenstemming met de tekst van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en -afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering.

Tevredenheid van burgers over onze dienstverlening is een belangrijk uitgangspunt voor de kwaliteit van onze dienstverlening. Jaarlijks zijn er vele tienduizenden klantcontacten, en ondanks de inspanningen daartoe is helaas niet iedereen tevreden. Inwoners die niet
tevreden zijn over de dienstverlening hebben de mogelijkheid om een klacht of bezwaar in te dienen.

Klachten hebben veelal betrekking op gedrag, op de wijze van handelen, bijvoorbeeld
onvriendelijke bejegening, te late reactie of verkeerde informatiegevingen door
medewerkers.

Er is geen vaste, universele norm vast te stellen voor het absolute aantal klachten.
Relevanter is de monitoring van trends over de tijd, is er sprake van een stijging of daling en wat zijn onderliggende oorzaken. Zowel gegronde als niet-gegronde klachten kunnen
worden gebruikt als leermomenten om processen, communicatie en dienstverlening te
verbeteren.

Voor het percentage (deels) gegronde klachten hanteren we een norm van maximaal 40%.
Deze norm is vastgesteld op basis van ervaringscijfers en ambitie. Dit geldt ook voor de
afhandelingstermijnen: het streven is dat tenminste 90 procent van de klachten binnen de
wettelijke termijn wordt afgehandeld. Voor klachten geldt dat deze binnen zes weken moeten worden afgehandeld. Deze termijn kan eenmalig met vier weken worden verlengd of met instemming opgeschort worden. 

Bij bezwaarschriften is het relevant om trends over de tijd te monitoren, is er sprake van een stijging of daling en wat kunnen de onderliggende oorzaken zijn. Hieruit kunnen
leermomenten komen om processen, communicatie en dienstverlening te verbeteren.

De afhandelingstermijn voor bezwaarschriften is twaalf weken, gerekend vanaf de dag na
die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Een beslissing kan met zes weken worden verdaagd. Op basis van ervaringscijfers en ambitie is de norm dat 95 procent van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn (incl. verlengingsopties) afgehandeld moet zijn.

Wat doen wij om dit te bereiken?
Team Juridische Zaken ondersteunt de bezwaarschriftencommissie, die adviseert over de
afhandeling van de bezwaarschriften. Het secretariaat registreert de binnengekomen
bezwaarschriften en bewaakt de termijnen. Bij een dreigende termijnoverschrijding wordt de termijn tijdig verlengd. Jaarlijks wordt er ook een verslag vanuit de
bezwaarschriftencommissie uitgebracht over de in dat jaar binnengekomen bezwaarschriften. Hierbij worden de ontwikkelingen gemonitord en wordt ook ingegaan op de termijnen.

Daarnaast wordt binnen het team Juridische Zaken ook de afhandeling van de klachten
gecoördineerd. Ook in dit kader worden de klachten geregistreerd en termijnen bewaakt.
Ook over de klachten wordt jaarlijks apart een verslag uitgebracht.

Begroting 2027-2030 privacy en informatieveiligheid

Door verdergaande digitalisering zijn privacy en informatieveiligheid een essentieel onderdeel van het werk van gemeenten geworden. Voor inwoners is het van belang dat de gemeente de juiste informatie in de juiste vorm voor ze beschikbaar heeft. Organisaties zijn verplicht om daarbij structurele naleving van privacyregels te waarborgen. Door toenemende cyberdreigingen wordt passende beveiliging van deze informatie steeds belangrijker. Het voorkomen van datalekken en beveiligingsincidenten is cruciaal. Dit betekent dat er binnen de begroting ieder jaar rekening gehouden moet worden met de kosten voor het creëren van bewustwording, advisering en het implementeren van maatregelen om aan de wetgeving te voldoen. De samenwerking tussen Ermelo, Harderwijk en Zeewolde binnen Meerinzicht biedt daarbij schaalvoordelen.

De Cyberbeveiligingswet (Cbw), die naar verwachting in 2026 in zal gaan, zal meer eisen gaan stellen aan organisaties op het gebied van informatieveiligheid. Gemeenten zullen moeten kunnen aantonen dat zij hieraan voldoen. In EHZM verband is dit in 2025 opgepakt en is er onder regie van Meerinzicht een GAP-analyse (kloof-analyse) uitgevoerd. Deze analyse geeft een beeld van waar de organisaties staan met betrekking tot de wettelijke vereisten (wat is de te overbruggen kloof).

Ook de ontwikkelingen op het gebied van AI gaan snel. Het kan de dienstverlening efficiënter en beter maken. Vanaf augustus 2026 zullen gemeenten bij inzet van AI moeten voldoen aan de Europese AI Verordening. Dit komt bovenop de eisen waaraan we al moeten voldoen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Cbw. Om ervoor te zorgen dat de organisatie ook bij de inzet van AI voldoet aan de wettelijke eisen, zullen de kosten daarvan in de komende jaren gaan toenemen.

Implementatie Wet open overheid (Woo)

Om de Woo te implementeren, werken de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht samen aan het programma 'Implementatie Woo - transparant, openbaar en betrouwbaar'. 

De programmadoelen zijn:

• Een duurzaam op orde gebrachte en verbeterde informatiehuishouding, resulterend in een robuustere organisatie en efficiëntere werkprocessen.
• Verhoogde transparantie van overheidsinformatie en betere dienstverlening aan inwoners en partners.
• Volledige naleving van wettelijke verplichtingen op het gebied van openbaarheid en archivering.
• Verbeterde samenwerking, zowel intern als extern, en een steviger fundament voor datagedreven werken en Business Intelligence (BI).

Dit sluit direct aan bij de kernboodschap en de speerpunten van de Informatievisie 2024-2030, met name 'Duurzame en robuuste organisatie' en 'Uitstekende dienstverlening aan inwoners'.

In 2025 heeft Meerinzicht de arbeidsmarkt campagne 'samen kan je meer' gelanceerd. Door de inzet van een gezamenlijke 'werken-bij website' voor Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM) en door gerichte vacaturemarketing slaagt HRM er in steeds meer vacatures zonder inzet van externe partijen te vervullen. 

Ook in 2027 e.v. wordt gewerkt in de bekendheid van EHZM als afzonderlijke en als  gezamenlijk werkgeversmerk(en).   Om de campagne 'fris' te houden worden wervende verhalen van zittende medewerker (ontmoet je collega's) en foto's (van 'echte' medewerkers) regelmatig vernieuwd. Diversiteit is daarbij een belangrijk aandachtspunt.

in 2026 gaat het project 'interne mobiliteit' van start. Dit project richt zich op het bevorderen van interne doorstroom  en op talentontwikkeling. In 2027 worden de eerste resultaten geëvalueerd  en worden ingezette middelen voortgezet en doorontwikkeld. 

Van Verzuim naar Preventie

In de eerste helft van 2025 zijn bij de medewerkers van Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht gezondheidschecks uitgevoerd. Met een deelname van 332 medewerkers had Meerinzicht een hoog opkomstpercentage.

De resultaten tonen aan dat er veel goed gaat met de medewerkers van Meerinzicht. Wel zijn er op een aantal specifieke onderdelen aandachtspunten geconstateerd, die voornamelijk bij de individuele medewerker liggen. Hierover is in de zomer van 2025 geadviseerd. Het lopende project rondom de checks wordt in oktober afgesloten, maar dit is slechts een tussenstap.

We zetten de ingeslagen weg voort. Het concept van positieve gezondheid is inmiddels een vast onderdeel van ons beleid. Dit gedachtegoed wordt niet alleen ingezet ter voorkoming van verzuim, maar vooral als basis voor gesprekken over de algehele gezondheid, vitaliteit en veerkracht van onze medewerkers.

Binnen de organisatie is er een ruim en gevarieerd aanbod beschikbaar voor zowel leidinggevenden als medewerkers om hier mee aan de gang te gaan. 

Binnen Meerinzicht domein bedrijfsvoering ontwikkelt en beheert HRM de interne academie Leer!plein  voor de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde en samenwerkingsorganisatie Meerinzicht.  Er staan zes strategische leerthema's centraal. Thema's waar de vier organisaties meer over willen weten en beter in willen worden.  Het leeraanbod wordt geevalueerd en doorontwikkeld.

De leerthema's zijn generiek. D.w.z. geschikt voor alle medewerkers / functiegroepen binnen de vier organisaties. In 2025 is een specifieke leerlijn voor leidinggevende van start gegaan.  Voor de komende jaren wordt onderzocht of er meer functie specifieke leerlijnen kunnen worden ontwikkeld en of reguliere bijscholing binnen het leer!plein kan worden ondergebracht.  

Doel van  het leer!plein is om bij te dragen aan lerende en wendbare organisaties, de dienstverlening zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de veranderende vragen uit de samenleving en om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven.

De komende jaren komt er rondom informatiebeveiliging toenemende wet en regelgeving op de gemeenten af. Zo wordt de Europese NIS2 richtlijn (Network and Information Security Directive) omgezet in de Nederlandse Cyberbeveiligingswet. Deze wet zal meer eisen gaan stellen aan organisaties op het gebied van informatieveiligheid. Het BIO (binnenkort BIO2) normenkader wordt hiermee wettelijk verankerd.  Gemeenten zullen de aankomende jaren moeten aantonen dat zij aan de wettelijke vereisten voldoen.  Om hieraan te voldoen zal er meerjarig projecten en activiteiten uitgevoerd moeten worden om te voldoen aan de cyberbeveiligingswet. Op deze manier kunnen noodzakelijke verbeteringen doorgevoerd worden om Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht een nog veiliger omgeving te maken en die daarnaast voldoet aan de Cyberbeveiligingswet. 

Het vaststellen van passende indicatoren en normen is cruciaal voor effectieve projectsturing. De normen moeten voldoende ambitieus zijn om prestaties te stimuleren, maar ook realistisch blijven om motiverend te werken.

Belangrijker dan alleen het meten van afwijkingen is de actie die volgt bij normoverschrijding:

• Welke escalatiepaden zijn beschikbaar?

• Wie is verantwoordelijk voor welke interventies?

• Wanneer grijpen we in?

De hieronder voorgestelde normen zijn gebaseerd op best practices uit erkende projectmethodieken zoals PRINCE2. Deze normen worden wereldwijd toegepast en voortdurend verfijnd op basis van decennia aan praktijkervaring. Ze fungeren als vroege waarschuwingssignalen en stellen projectteams in staat om tijdig en proactief bij te sturen. Periodieke evaluatie van de normen is essentieel. 

Op basis van de vastgestelde indicator is een budgetafwijking van <5% van het projectbudget acceptabel.

Om dit te realiseren dient er periodiek gestuurd, en gerapporteerd te worden op de financiële voortgang van de projecten. Dit vindt plaats in de daarvoor bestemde P&C producten.

Hierin wordt de voortgang, en eventuele afwijkingen, gerapporteerd richting de opdrachtgever.