Programma domein Bedrijfsvoering

Het domein Bedrijfsvoering is goed gepositioneerd, met de formatie op orde en belangrijke functies, zoals de directeur Domein Bedrijfsvoering zijn in 2024 weer ingevuld. De kerntaken en verantwoordelijkheden worden in de basis naar tevredenheid uitgevoerd, en de samenwerking met gemeenten blijft zich positief ontwikkelen. Daarnaast werken we actief aan  verdere professionalisering van processen, om de ondersteuning en dienstverlening continu te verbeteren.

Binnen het domein Bedrijfsvoering is er tevens volop aandacht voor de professionalisering van projectmatig werken. 

Een werkgroep is belast met de verdere professionalisering van het projectmatig werken. Hierbij dienen de formats die al in het  domein sociaal worden gebruikt, als uitgangspunt. Ook het rapporteren over de voortgang van projecten zal op een uniforme wijze worden uitgevoerd. Momenteel worden diverse belangrijke projecten uitgevoerd, waaronder

• Werken Aan Dossiers (voorheen businesscase DIV)
• Business continuity management BCM
• Zeven minimale eisen WOO
• Professionalisering projectmatig werken
• Procesmatig werken
• Afdelingsoverstijgend werken domein Bedrijfsvoering
• Implementatie Pepperflow
• Actualisatie PDO (product en diensten overeenkomst)
• Harmonisatie keuze- en selectieproces projecten DB

Vanaf het boekjaar 2023 is er een verplichting om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Dit houdt in dat er verantwoording wordt afgelegd over de naleving van relevante wet- en regelgeving, interne regels en begrotingsafspraken (het normenkader) bij de uitvoering van het financiële beheer. Dit betekent dat de rechtmatigheidsverantwoording een integraal onderdeel vormt van de jaarrekening. Daarmee wordt verklaard dat de financiële handelingen en transacties in overeenstemming zijn met de geldende regels en kaders. 

Een belangrijk knelpunt is dat landelijk de normen voor accountants nog niet zijn gewijzigd. Dit betekent dat accountants momenteel geen grondslag hebben voor hun controleverklaring met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor bevinden zij zich in een soort 'niemandsland', wat leidt tot onzekerheid over de uitvoering van hun controlewerkzaamheden.

Om de huidige onzekerheden op te vangen, is er in de herfst van 2024 een tijdelijke richtlijn uitgebracht. Deze dient als hulpmiddel om de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te verwerken, terwijl de definitieve regelgeving nog in ontwikkeling is. De richtlijn is bedoeld als een praktische leidraad voor Meerinzicht en haar accountant, zodat zij in de overgangsperiode op een consistente manier kunnen aantonen dat de financiële handelingen conform de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd, ondanks dat de definitieve invulling (en dus de aanpassing van de accountantsnormen) nog in ontwikkeling is.  Voor Meerinzicht is dit uitgewerkt en vastgesteld in een controleprotocol.

In 2024 zijn alle P&C producten op tijd opgeleverd door de afdeling financiën. Specifiek kostte het in 2024 veel extra tijd om mee te adviseren en mogelijke ombuigingsvoorstellen door te rekenen,  voor (met name) Harderwijk en Meerinzicht. 

Ook is in 2024 de aanbesteding van de P&C tool, in goede samenwerking met I&A en Inkoop, succesvol afgerond. De tool die gekozen is heet Pepperflow en de implementatie hiervan heeft opgeleverd dat de Meerjarenbegroting van Meerinzicht hierin is opgemaakt. Pepperflow  is nu ook gebruikt  om de jaarrekeningen 2024 van Ermelo, Zeewolde en Meerinzicht op te stellen. 

In de doorontwikkeling van het gegevensbeheer/-management van de afdeling Belastingen, Gegevens & Juridische Zaken ligt de focus in eerste instantie op de gegevenssets en basisregistraties van Belastingen en Geo informatie. Voor de verdere doorontwikkeling wordt aangesloten op de I-visie EHZM, van waaruit vervolgstappen bepaald worden en de realisatie van acties verder uitgevoerd wordt. Waar mogelijk zijn vooruitlopend op de vaststelling van de I-visie binnen de genoemde gegevenssets verbeteringen doorgevoerd.

Op het onderwerp Metadata zijn in samenspraak met Geoweb-beheer en DIV, stappen gezet in een verdere vereenvoudiging van de aanpak en implementatie. In de onderlinge samenwerking vindt het "data-team" (BI, Geo-informatie en Onderzoek) elkaar en worden onderling de werkzaamheden verdeeld. 

Binnen het programma "Werken aan dossiers" (WAD) wordt gewerkt aan het efficiënter inrichten van het dienstverleningsproces van DIV, het beter inrichten van archiefbeheer naar de toekomst, digitaal archiefwaardig werken voor domein Sociaal en het verminderen van archiefachterstanden. 

Ten opzichte van de hausse aan bezwaren in 2023 waarvan de afhandeling nog doorliep tot in 2024 hebben we in 2024 een geleidelijke terugloop van het aantal WOZ-bezwaren 2024 gezien. Desondanks betrof het nog steeds relatief hoge aantallen.  Waar het aantal WOZ-bezwaren in 2023 circa 3.500 was, waren het er in 2024 circa 2.400.  De bezwaarschriften 2024 zijn nagenoeg allemaal tijdig  afgehandeld. Hiervoor was wel extra inhuur nodig. De verwachting is dat hierdoor nauwelijks tot geen sprake zal zijn van ingebrekestellingen en dwangsommen. Een deel van de uit te betalen kostenvergoedingen en dwangsommen vanuit de WOZ-bezwaren van 2023 zijn in 2024 uitgekeerd.

Door nieuwe wetgeving is het voor bezwaarbureaus  minder lucratief om namens een particulier bezwaar te maken. Tot vorig jaar ontvingen deze bureaus vaak honderden euro's aan onkostenvergoeding direct van de gemeente wanneer zij een procedure wonnen. Nu zijn die vergoedingen met 75% verlaagd en betaalt Meerinzicht (namens de gemeente) deze direct aan de burger.

Naast de reguliere HRM dienstverlening stelt HRM  jaarlijks een kalender op met projecten. Dit zijn projecten die alle organisaties binnen de EHZM samenwerking raken, projecten voor specifieke organisatieonderdelen en projecten m.b.t. de bedrijfsvoering van HRM. De strategische kalender 2024 is vastgesteld door de NWD (netwerkdirectie EHZM). Over de voortgang van de projecten wordt periodiek gerapporteerd aan de NWD. 

Als gevolg van een vacature voor een strategisch HR-adviseur/HR-projectleider is de projectenkalender bijgesteld (besluit NWD). Alle HR projecten op de strategische kalender 2024 zijn gestart volgens de (aangepaste) planning. Een aantal organisatieoverstijgende projecten zijn reeds opgeleverd of bevinden zich in de afrondende fase: het ontwikkelen van een methode voor strategische personeelsplanning, het ontwikkelen van een recruitmentstrategie, Leer!plein fase II en arbeidsmarktcommunicatie voor EHZM. De projecten ‘Van verzuim naar preventie’ (positieve gezondheid), Veilige werkomgeving en (on)gewenst gedrag en Werkdruk worden in 2025 afgerond.  

Er is een selfserviceportaal ontwikkeld  van waaruit teams en afdelingen hun dienstverlening ontsluiten. De  werkwijze en  resultaten zijn positief, bijna alle  dienstverlening van DB verloopt via deze weg. De meerwaarde hiervan is onder andere dat hiermee meer informatie beschikbaar komt om de dienstverlening gericht te verbeteren. In 2025 worden de management rapportages aan de afdelingen aangeboden.

In de afgelopen jaren is een groeiend aantal cybersecurity aanvallen te zien op zowel nationale als internationale schaal. Hierbij gaat het primair om het stelen van bedrijfsgevoelige (privacy)informatie voor eigen financieel gewin van de criminelen. Gemeenten verwerken veel (persoons)gegevens van inwoners. Hierdoor zijn wij ook een potentieel doelwit. Om hierop voorbereid te zijn hebben wij al diverse technische maatregelen getroffen de afgelopen jaren. Aangevuld met de bestaande algemene bewustwording. In 2024 is gestart met specifieke cybersecurity oefeningen voor zowel I&A als het management van EHZM. De leerdoelen waren gericht op bewustwording van de bedreigingen en het omgaan met een situatie dat we gehackt zijn en niet meer bij onze data kunnen. Het effect op de dienstverlening en de te volgen strategieën waren de grootste vraagstukken.

In onze informatiebeveiliging is de mens de zwakste schakel. Daarom is ook in 2024 heel veel aandacht besteed aan bewustwording bij alle medewerkers. De trainingen op dit gebied zijn door ongeveer 250 mensen gevolgd. De introductietrainingen voor nieuwe medewerkers zijn inmiddels ondergebracht bij het Leer!plein. De training is verplicht om te volgen binnen 3 maanden, zodra iemand nieuw in de organisatie is begonnen. Ook in 2025 zullen we volop in blijven zetten op deze bewustwording bijeenkomsten.

In 2024 hebben we een start gemaakt met het onderzoek naar de mogelijkheden van Artificial Intelligence (AI) binnen EHZM. Belangrijk hierin is dat dit gecoördineerd gebeurt. Er is nog niet besloten waar deze coördinatie ondergebracht zal gaan worden. Eind 2024 zijn de vervolg stappen gezet om proceseigenaren in beeld te krijgen. De inrichting hiervan is een van de belangrijkste aandachtspunten van 2025.

In 2024 is de I-visie (informatie visie) opgesteld in nauwe samenwerking met EHZM mede door het organiseren van verschillende kennissessies en thema sessies. Na het vaststellen van de i-visie binnen de netwerkdirectie is het kernteam i-visie van start gegaan die gezamenlijk invulling geven aan de realisatie van de i-visie. 

Binnen de i-visie is de volgende kernboodschap opgesteld: We streven ernaar de juiste informatie en de juiste documenten voor de inwoners, bestuurders, leidinggevenden en/of medewerkers in de juiste vorm beschikbaar te maken. Dit is een voorwaarde om onze inwoners nóg beter van dienst te kunnen zijn en om onze informatie sneller terug te vinden. We doen dit door onze informatiehuishouding actueel te houden, het professioneel in te richten en duidelijke afspraken te maken. 

De I-visie is een soort routekaart voor onze organisatie(s) (EHZM). Hierin staat wat onze doelen zijn en wat we nodig hebben om die te bereiken, vooral op het gebied van informatie. We hebben een plan (het I-portfolio) met concrete projecten om deze doelen te halen. Zo kunnen we gezamenlijk slim kiezen waar we onze middelen en tijd aan besteden. Een paar belangrijke ontwikkelingen hierin zijn werken onder architectuur, datagedreven werken en de mogelijkheden van AI.

Binnen de afdelingen wordt gewerkt aan eenduidige procesbeschrijvingen. Dit is essentieel voor de uniformiteit en duidelijkheid in de werkwijzen. Het blijft een aandachtspunt om deze beschrijvingen actueel en compleet te houden, zodat ze effectief kunnen bijdragen aan de optimalisatie van bedrijfsprocessen. In de eerste helft van 2024 is een start gemaakt met het in kaart brengen van wat het proceseigenaarschap inhoudt, zodat de verantwoordelijkheden voor beschreven processen duidelijk zijn voor iedereen, waarbij het beschrijven van de processen vanuit de 7 minimale  Woo eisen vorm wordt gegeven.

Er zijn verschillende initiatieven genomen om de bedrijfsvoering duurzamer te maken. Zo is bijvoorbeeld binnen de facilitaire dienstverlening gestart met de aanschaf van vaatwassers en servies in Zeewolde en Harderwijk (Ermelo heeft dit al) om het gebruik van wegwerpbekers te verminderen. In juni is een start gemaakt met de aanschaf van andere duurzame middelen. Afdelingen zoals Inkoop en Gebouwbeheer sluiten ook aan bij deze duurzaamheidsmaatregelen, zodat een bredere impact op dit vlak kan worden gerealiseerd.

Het nieuwe MJOP zal in verband met de komende financiële uitdagingen niet in zijn geheel worden uitgevoerd. Dit vraagt om keuzes. Harderwijk heeft gekozen voor instandhouding en noodzakelijk onderhoud, wat ook kan gezien de meestal uitstekende stand van onderhoud van het vastgoed. Zeewolde heeft een duidelijke keuze gemaakt om de achterstand, veelal gekozen voor instandhouding en minder onderhoud de afgelopen jaren, de komende jaren in te lopen. In Ermelo loopt het MJOP volgens planning: hier zijn nog geen afwijkingen van het MJOP gevraagd. Door de keuze van Zeewolde om de achterstand in te lopen heeft de keuze van Harderwijk om minder onderhoud uit te laten voeren nu geen invloed op de betreffende formatie van Meerinzicht. De planning van werkzaamheden wordt afgestemd met de vastgoedtafel. 

• De content op de sociale mediakanalen van de gemeenten is veranderd van statische content naar korte interactieve content. Volgers willen betrokken worden én zich herkennen in de content. De content is meer interactief (minder zenden). Zo is de gemeente Harderwijk een pilot gestart met een wekelijkse rubriek waarin inwoners quizvragen over Harderwijk kunnen beantwoorden. Er werden meer korte video's (Reels) gemaakt en er werden scherpere keuzes gemaakt m.b.t. het bereiken van specifieke doelgroepen.
  Dit leverde de gemeente Harderwijk een landelijke top 5 plek (ten opzichte van andere gemeenten) op voor Instagram op in de lijst van Frankwatching (een toonaangevend platform voor online marketing, communicatie, social media en AI).

• Middels een advies aan de netwerkdirectie is aandacht gevraagd voor het specialisme 'inwonerparticipatie'. M.b.t. de inrichting van inwonerparticipatie kiest elke gemeente een eigen koers. 

• Team Communicatie draagt bij aan de verdere ontwikkeling van communicatieve vaardigheden van medewerkers. Bijvoorbeeld door de interne campagne ‘Direct Duidelijk’. Hiermee wordt duidelijk, bondig en begrijpelijk communiceren gestimuleerd. 

• Team Communicatie heeft zich, door webinars en andere vormen van training en voorlichting, verder verdiept in het gebruik van AI (Chat-GPT).

De dienstverlening van team Communicatie is in 2024 verder geprofessionaliseerd. De focus ligt op een meer eenduidige en meer vakinhoudelijke aanpak. De interne klant wordt hierin meegenomen. Het team communiceert duidelijk over de grenzen van de dienstverlening, zodat de meerwaarde van de dienstverlening beter zichtbaar wordt. In 2024 heeft team Communicatie een eigen tegel op het SSP gekregen. 

De afdeling Facilitair, gebouwen en inkoop heeft in 2024 vooral de puntjes op de I gezet, waarbij het opzetten van het thema  duurzaamheid de nodige aandacht heeft gekregen 

Team inkoop: De Spend  methodiek  is in samenwerking met Controllers en afdeling  Financiën is in 2024 vastgesteld, inhuur extern personeel en contractbeheer zijn doorontwikkeld en behoeven nu vooral borging. 

Team gebouwen: De nieuwe MJOP (meerjarenonderhoudsplan) methodiek is in 2024 opgesteld , de samenwerking met de vastgoedtafel is hierin leidend geweest. 

Team Facilitair: Binnen de restauratieve voorziening in Harderwijk heeft duurzaamheid in 2024 een cruciale rol gespeeld, terugdringen van plastic en voedselverspilling hebben hier mooie resultaten laten zien. Zowel in Harderwijk als Zeewolde is gekozen voor porseleinen in plaats van kartonnen koffie- en theebekers.

Team SSP (self service portaal): Het maken van betere rapportages is in 2024 opgestart en momenteel onder de aandacht. Door de bredere inzet van het SSP binnen het domein Bedrijfsvoering zijn er meer en betere mogelijkheden voor afdelingen om specifieke rapportages te laten maken. Momenteel bevindt dit proces zich nog in de opstartfase.

Het programma Bedrijfsvoering heeft het boekjaar 2024 afgesloten met een voordelig resultaat van € 561.000. 
Bij de Bestuursrapportage 2024 is een verwacht nadelig resultaat gepresenteerd van € 118.000. Een verdere toelichting op onderstaande tabel kunt u vinden in de jaarstukken onder het kopje toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar.